Aprende a gestionar equipos geográficamente dispersos

El mundo laboral se enfrenta cada día a cambios constantes. Hoy en día, ya no es necesario que los trabajadores se encuentren ubicados en la misma oficina de la empresa para crear un equipo de trabajo eficaz. Grandes empresas exitosas coordinan equipos de trabajo competentes desde diferentes ciudades y países, en distintas franjas horarias. 

Las ventajas que ofrece trabajar en remoto benefician tanto a las empresas –aumento de la productividad, reducción de costes, etc– como a los trabajadores –mayor flexibilidad, comodidad, no necesidad de desplazamiento, entre otras. 

En la era actual, el talento y satisfacción de los empleados son los factores clave de retención de las empresas. Las nuevas tecnologías permiten que la comunicación entre organizaciones y empleados sea efectiva y rápida, independientemente de la ubicación física de ambos. 

Para que un equipo geográficamente disperso sea exitoso debe contar con una serie de competencias y actitudes, entre las que se encuentran: 

• Adaptación a las nuevas tecnologías. Trabajar en remoto obliga a adaptarse a las necesidades de la era digital, por eso, es importante que los trabajadores sepan utilizar nuevas herramientas que optimicen el flujo de trabajo diario. 
• Habilidad de trabajo en equipo. Todos los miembros del equipo deben tener un objetivo común, apoyarse entre ellos y sumar fuerzas para conseguir resultados positivos. 
• Responsabilidad y eficacia en las tareas. Tan importante es el conocimiento necesario para desarrollar la tarea como el esfuerzo y la motivación propia para alcanzar los objetivos de la empresa. 
• Comunicación activa. Es una actitud clave a la hora de crear equipos exitosos. La escucha activa y la adecuada comunicación entre las organizaciones y los empleados refuerza la relación de confianza y el compromiso entre ambos. 

Los responsables de gestionar equipos geográficamente dispersos (EGD) tienen que adaptarse a nuevas formas de coordinación y gestión para evitar los errores más comunes: comunicación escasa, falta de identificación, incapacidad de coordinación entre equipos, etc. Sus funciones principales serán: 

• Salvar las distancias físicas. El uso de la tecnología permite el fácil acceso a la comunicación entre equipos, por lo que la actualización de los contenidos e información es automática. Los equipos pueden conectarse entre sí estén donde estén y, así, comunicarse y compartir documentos, reuniones, eventos, etc. La comunicación entre empleados juega un papel muy importante en este punto. 
• Conocer la misión, visión y valores de la empresa. Los objetivos de la empresa deben ser conocidos por todos los miembros de ella, al igual que deben estar informados de cualquier cambio importante. Todas estas informaciones se comunicarán de forma transparente y rápida, para que los trabajadores puedan adaptarse y actuar en consecuencia. 
• Impulsar la diversidad y favorecer la sensibilidad cultural. Las empresas globales trabajan con empleados de diferentes ciudades y culturas, por lo que el respeto a otras culturas es muy importante para los valores de la empresa. Además, contar con perfiles de diversas culturas es un claro beneficio para la empresa. 
• La importancia de ser y compartir. Crear una comunidad es importante para las empresas con equipos geográficamente dispersos. Por eso, es necesario potenciar el lado humano de todos los miembros que componen las empresas para crear un ambiente óptimo y relajado.  

Existen tres momentos claves en la gestión de este tipo de equipos: el proceso de incorporación de los trabajadores a la empresa, la formación y la evaluación del desempeño. Los responsables deben saber comunicar los valores de la empresa, para que los trabajadores se comprometan con la empresa y logren alcanzar los objetivos comunes. 

Coordinar trabajos en remoto no suele ser una práctica sencilla. Existen dificultades a las que se enfrentan los responsables de gestionarlos: 

• Escasa comunicación. A pesar de los avances de la tecnología y de la multitud de vías que existen para comunicarse, el problema de la comunicación suele ser frecuente en equipos geográficamente dispersos. 
• Falta de compromiso. Suele aparecer cuando los miembros de la empresa no están suficientemente motivados, por lo tanto, no hay compromiso con el proyecto o trabajo.  
• Tecnología inadecuada. Una causa de que aparezcan los problemas de comunicación es el fallo de la tecnología. Y cuando es inadecuada, comienzan a aparecer toda clase de problemas. 
• Barreras geográficas, culturales o lingüísticas. Que una empresa incluya en su equipo empleados de diferentes culturas es muy beneficioso, pero también puede resultar difícil. Puede haber problemas de comunicación y de interpretación de mensajes entre miembros de equipos debido a las diferentes culturas; la productividad puede ralentizarse por el horario de un país y de otro. 

Toda dificultad tiene su solución. Los consejos para manejar y coordinar equipos virtuales globales son los siguientes: 

• Fomentar la comunicación. La retroalimentación entre equipos debe ser diaria. Para ello, la empresa puede mandar un informe semanal que fomente la comunicación entre los miembros de los equipos virtuales y organizar encuentros presenciales una o dos veces al año.  
• Saber transmitir los valores de la empresa. Los empleados deben sentirse identificados con los valores de la empresa para que su compromiso y su confianza sea total. Por eso es necesario que todas las personas que formen parte de una empresa sepan cuál es su misión, visión y valores. 
• Mantener una optimización constante. Para ello, es necesario que cada empleado mida sus avances y administre su tiempo. Limitar la entrega de los trabajos con una fecha exacta y un plazo determinado es una buena forma de mantener la productividad y una optimización constante. 
• Establecer un código de comunicación transparente para que los miembros de las diferentes culturas puedan sentirse cómodo. Para ello, es fundamental fomentar valores como el respeto y la empatía. 

Un equipo de trabajo utiliza la comunicación, la organización, el compromiso, la confianza y la motivación como actitudes principales para que su proyecto sea exitoso.